Comment rédiger un cahier des charges pour un site internet ?

Cahier des charges de site internet, pour quoi faire ?

Quand on dit cahier des charges, la première notion qui nous vient à l’esprit est une sorte de livret qui assemblerait tous les critères d’un projet. Crédit bancaire, réalisation professionnelle ou encore objectif perso, le cahier des charges est partout et se décline sous toutes les formes possibles. C’est donc ainsi que le cahier des charges vint à trouver sa place au sein du développement web ; il faut avouer qu’il est d’une grande aide. Il va vous permettre de regrouper toutes vos idées, objectifs, inspirations et conditions dans un seul et même projet.

Pas question de s’éparpiller donc, votre site web en création aura le mérite d’être clair et bien bâti dès le départ. Dit comme ça, ça ne paie pas vraiment de mine, mais c’est un des plus gros avantages que confère le cahier des charges. On pense bien souvent que créer un site internet tient plus de la créativité que de la rigueur : idée reçue totalement fausse !

Tout comme n’importe quel autre projet à entreprendre, la mise en place d’une plateforme web doit suivre un plan rigoureux et bien structuré. Vous comprendrez donc l’utilité d’un cahier des charges pour aider à concentrer l’affluent d’idées, de nouvelles perspectives et d’inspirations graphiques à n’en plus finir.

Qu’obtient-on d’un cahier des charges pour site internet ?

Les bénéfices d’un cahier des charges attribué spécialement à votre site internet sont nombreux. En fait, vous n’aurez quasiment rien à y perdre. Sauf peut-être quelques sous si vous décidez de sous-traiter la rédaction de ce dernier. Oui, il est tout à fait possible de sous-traiter la rédaction d’un cahier des charges de site internet par un pro du domaine. Même si c’est une alternative plutôt facile et abordable, ce serait vous mentir que de vous dire que c’est l’option préférable. Comme on le dit assez souvent, on n’est jamais mieux servi que par soi-même ! Et si vous avez besoin d’un petit coup de pouce, voici un exemple de cahier des charges que vous pouvez utiliser et remettre à votre agence de création de site web.

Surtout qu’un cahier des charges est un pur concentré de vos goûts, vos appréciations et vos idées. Le rendu final doit vous ressembler à tout prix pour qu’il y ait une certaine cohérence entre la plateforme et vos attentes. Non pas qu’un pro de la rédaction de cahiers des charges ne pourra pas vous offrir un résultat concluant, mais ce dernier ne sera jamais aussi peaufiné que si vous l’auriez fait vous-même. C’est d’ailleurs un peu pour ça que la pratique de la sous-traitance est assez rare. Mais revenons donc au concret du sujet ; ce qu’un cahier des charges bien structuré peut vous apporter. En gros, ça peut se résumer en quelques points essentiels :

• Parvenir à recevoir des devis précis ;
• Pouvoir comparer aisément les prestataires ;
• Avoir une idée précise du résultat final.

Dresser un cahier des charges pour votre site web vous permettra entre autres de pouvoir mettre un chiffre exact sur le projet. À quelques dizaines d’euros près, on n’est pas dans la même optique qu’un projet dont on ignore complètement le financement. C’est donc un excellent moyen pour donner une dimension concrète à son projet et d’arriver à se projeter finalement sur le plan pratique. Vous pourrez également fournir des copies digitales de votre cahier des charges à plusieurs agences de développement web différentes à la fois.

Ce sera donc plus simple pour comparer les prestations de ces dernières et choisir celle qui est conforme à vos attentes. Aucun risque non plus de vous éparpiller dans des designs qui n’ont rien à voir avec votre plan de base puisque tout sera consigné dans le cahier des charges. Cette initiative vous fera également bénéficier d’un avantage de taille : pouvoir visualiser une esquisse semi-identique au résultat final. Vous l’aurez donc compris, avoir recours à un cahier des charges concis et bien rédigé est la meilleure stratégie pour débuter un projet en ligne.

Que doit-on trouver dans un cahier des charges de site internet ?

Parler de la rédaction d’un cahier des charges pour site internet, c’est bien beau, mais qu’est-ce qui entre réellement dans la conception de ce dernier ? Certains points clés ne peuvent être dissociés du cahier des charges lambda, alors que d’autres sont purement subjectifs (exemple : détails graphiques, personnalisation, etc.). Sur ce, les avis divergent quant à l’existence d’un modèle précis de cahier des charges pour site internet à appliquer à tous les cas. En fait, la conception d’un cahier des charges pour site internet passe par 4 grandes lignes primordiales dont on ne saurait se passer :

• La partie présentation générale du site ;
• Le côté technique et opérationnel ;
• La planche graphique et l’esprit visuel voulu ;
• Objectifs et prestations visées.

Il faut savoir que le cahier des charges peut s’étaler sur de nombreux éléments, atteignant parfois les 100 pages ! Ce n’est pas tant la longueur ou le degré d’explication qui compte, mais plutôt le caractère précis et simple qui fait l’affaire. La première partie doit cibler l’organisation générale du site, ses objectifs (vente, e-commerce, site affilié, prestations vitrines, etc.), mais aussi le type de clients ciblés. Professionnels ou particuliers ? Une tranche d’âge précise à viser ? Une catégorie sociale ?

Tous ces détails peuvent permettre à votre développeur web d’apporter des touches personnalisées çà et là pour toucher plus de public. Vous devrez également fournir une idée sur les chiffres attendus à votre agence de développement, ceci sert généralement à définir le type d’infrastructure à choisir et les moyens à mettre en place. Bien sûr, d’autres détails sont toujours les bienvenus (langues étrangères devant être supportées, versions antérieures du site à mentionner, etc.).

L’aspect artistique/graphique du cahier des charges de site internet

Pour ce qui est du côté graphique, vous allez devoir être vraiment précis pour permettre au technicien de visualiser exactement l’idée qui tourne dans votre tête. N’hésitez pas à faire des schémas, des esquisses ou même à apporter des supports d’inspiration (d’autres sites déjà fonctionnels) à votre cahier des charges. Codes couleurs, planches graphiques, logos et autres distinctions techniques sont à revoir entièrement et à placer dans cette rubrique.

Faites-vous plaisir : incluez toutes les inspirations et les idées à intégrer au projet de façon à faciliter la tâche au développeur web qui trouvera facilement sur quoi se baser. La tendance est aux maquettes pour sites internet réalisées à l’aide d’un mockup. Si vous avez vraiment une idée précise en tête, armez-vous de patience et créez votre design fictif sur un de ces derniers. Présentez-le ensuite à votre développeur qui prendra soin de le copier et d’y ajouter les modifications techniques nécessaires pour son adaptation.

Côté technique du cahier des charges de site internet

Troisième partie et pas des moindres : le côté pratique du site web. Créer un site de toutes pièces nécessite un minimum d’organisation ; on n’ira pas faire des pages aléatoires qui se succèdent sans cheminement logique. C’est pourquoi, il est très important de penser à l’arborescence du site en question. Vous savez, ce petit schéma des pages et sous-pages, rubriques et autres sous-titres qui se chevauchent de façon coordonnée.

Définir une arborescence dans le cahier des charges dès le début vous évitera d’effectuer des modifications longues et parfois coûteuses par la suite. Le côté technique de la chose passe également par des détails comme les modalités de paiement, les services de livraison si c’est de l’e-commerce, ou encore les services de contact rapide (live chat). On n’oubliera pas non plus de réserver une petite rubrique pour la nature du contenu qui va être présenté. Va-t-il s’agir d’articles de blog ou simplement de vitrines d’e-commerce ? Y aura-t-il des liens d’affiliation ou de partenariat à prévoir ? Une newsletter doit-elle être programmée ?

Ce sont autant de détails qu’il faudra aborder avant de penser à créer un site internet. Cela nous amène donc à un des avantages cachés du cahier des charges : découvrir les objectifs/besoins réels en dehors des attentes superficielles ! Autre point très important : les contraintes à prévoir. Votre site ne pourra peut-être pas être compatible avec tous les navigateurs qui soient. Du moins, avec les plus populaires du moment. Si vous prenez ce parti, il faudra en avertir votre agence via le cahier des charges.

Idem pour les versions mobiles qui ne sont opérationnelles que bien après le lancement en général. Reste enfin la question de l’hébergement à prévoir, là, vous aurez deux options : vous en occuper vous-même via un prestataire tiers ou laisser le soin à l’agence de le prendre en charge. Si c’est la deuxième option qui vous tente, sachez qu’il faudra en avertir les concernés à l’avance, plus précisément avant le début de la construction du site. C’est donc un excellent exemple de rubrique à ne surtout pas zapper dans un cahier des charges pour site internet.

Prestations au sein du cahier des charges de site internet

Nous voici maintenant arrivés à une rubrique qui mérite amplement qu’on lui consacre son propre passage. Les prestations à prévoir sont une des clés du dressage du cahier des charges de site internet. Il ne s’agit pas de VOS prestations à proprement parler, mais plutôt de celles des convenants que vous aurez sélectionnés pour des devis préalables. Pour faire clair, c’est une liste de critères ou de champs à remplir par ces derniers et sur la base desquels vous allez juger la pertinence de leurs prestations. Voici quelques exemples concrets :

• Web design ;
• Qualité des supports utilisés ;
• Hébergement ou non du site en question ;
• Formation incluse dans le pack (gestion du site) ;
• Développement du Back-Office.

Autant d’éléments qui vont vous aider à choisir le meilleur prestataire qui soit. N’hésitez pas non plus à intégrer un aspect chronologique à la chose : imposez des deadlines et des délais approximatifs selon vos disponibilités. Sachez toutefois que dans le domaine de l’informatique et de la maintenance web en particulier, les retards sont très courants. Ne soyez donc pas surpris si certains de vos prestataires mettent plus de temps que prévu pour fournir le projet escompté.

C’est aussi à ça que sert le cahier des charges ; à limiter les pertes de temps éventuelles accumulées à celles qui ne peuvent être compensées. En optant pour cette initiative, vous vous assurez une prise en charge rapide et effective sans en limitant les pépins en cours de route. Dernier point important : n’oubliez pas d’ajouter une petite estimation du coût total du projet au cahier des charges. Ceci permettra aux prestataires en question d’adapter leurs services selon votre budget.

Cheminement vers la création d’un cahier des charges pour site internet

Avant de vous consacrer corps et âme dans la confection de votre cahier des charges, il faudra vous poser et aborder certains sujets critiques. On ne pourra jamais assez répéter le fait que la création de plateformes en ligne soit une tâche hardie qui nécessite un cheminement précis et des informations lisibles et claires. Alors, plutôt que de perdre vos mots à l’approche du développeur web et de vous embrouiller, posez vous plutôt ces quelques questions préliminaires :

• Que vais-je proposer comme prestation par le futur ?
• Est-ce que mon site web aura une date de péremption (date de mise à l’arrêt) ?
• Que représente le site web pour mon entreprise/business ?
• Est-ce qu’il peut prendre la place d’un outil polyvalent de service ?
• Quel est le budget que je peux y consacrer ?
• Voudrais-je y intégrer des pubs ?
• Ai-je assez de supports (vidéos, photos) pour l’illustrer ?

Voilà, ce ne sont que quelques exemples, mais vous aurez vite fait de faire le tour du sujet en passant par ce schéma précis. Bien sûr, vous pouvez personnaliser cette liste comme bon vous semble. Veillez cependant bien à respecter la rétrospective de l’ensemble et ne pas faire l’erreur de vous focaliser sur une seule directive. Il ne faudra pas non plus oublier d’aborder la question du référencement naturel du site en question. Qui voudrait créer une jolie interface propre et nette qui ne serait jamais affichée en premier par les moteurs de recherche ? C’est un aspect des plus importants que nous allons aborder plus en détail dans l’ébauche de cahier des charges présentée ci-dessous.

Un format spécifique pour le cahier des charges de sites internet ?

Avant toute chose, sachez qu’il n’existe pas de format spécifique ou obligatoire pour votre cahier des charges de site internet. Pas besoin d’être un geek pour le mettre en place donc ; une simple maîtrise des logiciels de bureautique sera suffisante. C’est de là que vient l’obsession frénétique du cahier des charges personnel ; une sorte de nouvelle mode qui tient à réduire les formalités entre le demandant et le prestataire.

En gros, vous allez essayer de reproduire ce que vous avez en tête sur une page word, une feuille de calcul Excel ou même un slide powepoint. Certains sont plus aventureux et s’essayent même à Google Drive en prenant soin de partager l’accès directement en ligne aux développeurs. C’est ce qui se fait de mieux en matière de cahiers des charges honnêtement, car vous aurez l’avantage d’y apporter des modifications à tout instant.

Ces changements pourront être synchronisés avec le reste de l’équipe en temps réel. C’est aussi un très bon moyen de garder tout en un seul endroit et bien organisé : là où des fichiers à télécharger iront facilement se perdre dans le dédale d’une sauvegarde, le cahier des charges en ligne est parfaitement fixe.

Exemple concret de cahier des charges pour site internet

Le cahier des charges se présente sous plusieurs formes différentes ; on retrouve des cahiers très graphiques avec peu d’écriture. Mais ce n’est pas pour autant que les modèles retranscrits par écrit sont moins efficaces. En fait, ça dépendra grandement de votre appréhension du sujet et de l’adaptabilité de la ou les agences web choisies.

D’une façon générale, la première page du cahier des charges de site internet est consacrée à la présentation, comme précédemment expliqué. Vous allez donc y transcrire tout ce qui doit être mis en évidence (coordonnées, dates importantes, réseaux sociaux, etc.). Imaginez une page vierge, où une première esquisse sous forme d’en-tête et de bas de page soit dessinée vulgairement. C’est ce qui va constituer la base de votre partie « graphismes ». Libre à vous ensuite d’y ajouter des éléments symétriques :

• Bannières ;
• Titres (Headings) ;
• Bulles de discussion instantanée ;
• Barre de recherche ;
• Défilé d’infos/promotions.

Ça touche vraiment à la subjectivité ici, aucune limite n’est à déplorer. Gardez bien en tête que le plan fourni au technicien devra être le plus détaillé possible. Alors, si une petite idée innovante vous vient à l’esprit en milieu de parcours, aussi insignifiante puisse-elle paraître, n’hésitez pas à l’inclure. C’est important, car c’est à vrai dire le seul support dont dispose le professionnel pour créer votre site internet. Le laisser sans directives précises reviendrait tout bonnement à lui laisser libre cours et possiblement, se retrouver avec une version classique et plutôt standard.

Après s’être attaqué au côté créatif du sujet, vous devrez passer par l’organisation du site. Le mieux est de consacrer une page pour chaque page web, mais ce n’est pas obligatoire. Vous pourrez choisir entre refaire la même schématisation pour chaque nouvelle formulation ou vous concentrer sur l’essentiel et préférer une description écrite détaillée (en mentionnant le côté graphique bien sûr). Petit conseil pratique : consacrez une page entière à l’arborescence de votre site au tout début du cahier des charges. Tout comme le sommaire dans un document écrit, l’arborescence est là pour aider à avoir une idée précise de ce qui va être exposé par la suite. Une sorte de résumé si vous voulez, qui va servir de guide pour comprendre le cheminement logique de l’interface à créer.

Quelques erreurs communes dans les cahiers des charges de sites internet

On termine donc par un petit récapitulatif rapide des erreurs à ne surtout pas commettre pendant la rédaction de votre cahier des charges de site internet. Et le moins que l’on puisse dire, c’est qu’il y en a !

Consacrer un budget trop important au cahier des charges de site internet

On tombe bien souvent dans le piège de la surestimation, chose qui n’est pas bonne pour votre stratégie financière sur le long terme. Certes, le cahier des charges est important, mais il ne faudra pas non plus oublier que des dépenses comme la maintenance, le réglage des bugs éventuels sont à prévoir à l’avenir.

Opter pour un cahier des charges trop « façonné » pour son site internet

Prenez également garde à vous laisser tenter par trop de personnalisations, cela pourrait vous coûter cher à réformer si votre contrat avec ladite agence venait à prendre fin.

Se baser sur le SEO demandé dans le cahier des charges de site internet

Même si vous y consacrez toute une rubrique, la partie SEO de votre site ne sera jamais à son optimum que si vous mettez un pro dessus. Bien sûr, les développeurs web peuvent faire des prouesses, mais gardez une partie du budget pour vous offrir les services d’une agence de référencement SEO par la suite, pour éviter de perdre de l’argent les premiers mois en pubs. Bien évidement chez Synapse nous restons à votre service pour répondre à toutes vos questions 😉